Знакомства онлайн на "Люди"
Советы

Одиннадцать маленьких хитростей, которые помогут сделать электронное письмо личным, теплым и профессиональным

9 июля в 13:04

Как продемонстрировать свою исключительность, даже когда вас нет в офисе

Я часто гадаю, почему человеческие существа так часто выдают себя за андроидов в автоматических сообщениях электронной почты. Вот одно из них, полученное мной недавно (имена изменены):

Это автоматическое уведомление о получении Вашего электронного письма. В настоящее время я отсутствуюсвязаться со мной можно не раньше 1 апреля. Извещаю Васчто Ваше письмо получено и что по возвращении я отвечу на него в надлежащие сроки.

Если обстоятельства не терпят отлагательствв мое отсутствие свяжитесь с моей ассистенткой Гейл Гиноид по добавочному номеру 702. Возможноона сумеет помочь Вам.

Если Вы спаммер, прошу исключить меня из Вашего списка рассылки.

Роберта Робот

Да ладно тебе, Роберта, люди из плоти и крови так не говорят! Брось эти все китайские церемонии, выражайся по-человечески.

Рассмотрим это сообщение

Это автоматическое уведомление о получении Вашего электронного письма.

Начало — блеск. Думаете, приятно узнать, что читаешь ответ бездушного компьютера? Зачем понадобилось упоминать, что уведомление автоматическое?

В настоящее время я отсутствую...

С первых слов ясно.

...связаться со мной можно не раньше...

Может, вы в плену и в одиночном заключении, в далекой стране, не имеющей никакой связи с внешним миром? А если дело срочное? «Не раньше» звучит зловеще.

Извещаю Вас...

Прямо начало повестки.

...по возвращении...

А это из какого языка? Что-то я не слышала подобных оборотов в устной речи. Почему бы не написать «после возвращения»? Или даже «когда я вернусь»?

...я отвечу на него в надлежащие сроки.

А «надлежащие сроки» — это когда? Через неделю? В следующем финансовом году? В ближайшие десять лет? Хотите дать понять, что сначала вам придется ответить на множество писем поважнее, а там, глядишь, дело дойдет и до моего — в «надлежащие сроки»?

Если обстоятельства не терпят отлагательств, в мое отсутствие...

Прежде всего, Роберта, эти «обстоятельства» звучат слишком официально. Большинству людей требуется просто «помощь». Но этот вариант тоже далек от идеала — помощь нужна не всем. Мы здоровые дееспособные люди, которые просто хотят связаться с вами по какой-либо причине. Просто скажите: «Если вам что-нибудь понадобится, пока меня нет...»

...свяжитесь с моей ассистенткой Гейл Гиноид по добавочному номеру 702. Возможно, она сумеет помочь Вам.

«Возможно», сумеет? Будем надеяться. А лучше все-таки сказать «она вам поможет». Если не сможет, об этом я узнаю от самой Гейл.

Если Вы спаммер, прошу исключить меня из Вашего списка рассылки.

Что за чепуха? Думаете, спаммеры внимательно прочтут ваше уведомление и огорчатся: «Ох, черт, Роберта, неужели вы больше не хотите получать наши письма? Ладно, так и быть, исключим вас из списка».

Естественный интеллект лучше искусственного

Чтобы производить впечатление живого, питающегося, дышащего человека разумного, каким вы являетесь по сути, попробуйте к следующему отъезду подготовить другое сообщение:

Спасибо, я получила Ваше письмо. Я в отъезде до 1 апреля,поэтому отвечу Вам, когда вернусь. Свяжитесь с моей ассистенткой Гейл Гиноид по добавочному номеру 702, если у Вас срочное дело. После возвращения я свяжусь с Вами.

И если вы хотите быть профессионалом, но при этом остаться живым человеком, замените тему письма: вместо «Отсутствие в офисе» поставьте «Я уехала до 1 апреля».

Маленькая хитрость № 71. Оставьте «человеческое» сообщение на время своего отсутствия

Зачем подражать машине, если можно оставаться человеком? Вы же не напишете: «То, что не обладает характерным и выраженным блеском, не относится к благородным металлам», имея в виду: «Не все то золото, что блестит».

Не прибегайте к официальному стилю в сообщении о том, что некоторое время вас не будет в офисе, ведь придерживаться дружеского тона гораздо проще. От того, что вы напишете сообщение простым разговорным языком, ваша профессиональная репутация не пострадает.


Как радовать людей электронными письмами

Вероятно, вы слышали, как Иван Петрович Павлов приучал собак пускать слюну при звуках звонка. Но о том, что вызывало слюноотделение у других его питомцев, вам вряд ли известно. Однако мне запомнился рассказ об этом эксперименте, как запомнится и вам, поэтому остановимся на нем.

Сначала Павлов кормил четвероногих участников эксперимента вкусной едой, обильно сдобренной острым перцем. Спустя некоторое время он лишал их этого удовольствия и просто давал понюхать перец. Но даже от одного запаха перца у собак начинала течь слюна. Это называется «выработкой условного рефлекса».

Вам вовсе незачем приучать адресатов пускать слюни каждый раз при виде вашего письма, но и незачем добиваться, чтобы при этом их передергивало.

Несколько лет назад я присматривала за двумя моими племянницами, пока их родители наслаждались долгожданным и заслуженным отпуском. Однажды мне пришлось уехать по делам с ночевкой, а с девочками пообещала побыть моя подруга Фиона.

На следующее утро еще до лекции я получила от Фионы электронное письмо. В строке темы значилось «Катастрофа».

!!!!!

У меня так затряслись пальцы, что я с трудом открыла сообщение. И прочитала: «Ох, Лейл, я так виновата! Я ненароком сшибла ту чудесную зеленую вазу в твоей гостиной, и она разбилась. Конечно, я попыталась ее склеить, но это уже не то...»

«Не то» и мое отношение к Фионе. И дело не в вазе, а в том, что из-за нее я перепугалась. Очевидно, она не предвидела моих эмоций, не задумалась о том, как ошарашит меня тема сообщения. Теперь всякий раз, увидев имя Фионы в строке с именем отправителя электронного письма, я невольно вздрагиваю. Сама того не желая, она приучила меня испытывать страх при виде ее писем. Как она не сообразила, что у меня сердце уйдет в пятки от одного слова «катастрофа», ведь я оставила на ее попечение двух драгоценных племянниц — Эллисон и Джулию?

Подумайте об этом. Какие чувства вы испытаете, получив от босса письмо со следующей темой: «Зайдите ко мне завтра в девять». Даже если в самом письме говорится, что босс намерен вас повысить, мимолетного испуга не избежать.

Какие бы вести ни содержались в ваших письмах, старайтесь предугадывать, что почувствуют получатели, прочитав тему. Неприятные впечатления, пусть и непродолжительные, запоминаются надолго.

Маленькая хитрость № 72. Избегайте пугающих слов в теме письма

Следите за тем, чтобы получатель не понял тему вашего письма превратно и чтобы она не вызвала у него негативных эмоций. Каким бы вежливым ни было при этом само письмо, оно уже ничего не изменит. Получатель будет подсознательно ассоциировать вас с неприятностями. Впредь, увидев ваше имя в строке «От кого», он будет вновь испытывать болезненные ощущения.


Справедливо и обратное

И наоборот, тема письма «Вас повысили!» заставит вас переполниться теплыми чувствами к начальству.

Постарайтесь сделать так, чтобы вы ассоциировались только с приятными эмоциями, а для этого тщательно обдумывайте темы писем. Например, если вам что-то подарили, темой ответного письма может стать «Замечательный подарок!». Если вы пишете благодарственное письмо организатору вечеринки, в строке «Тема» впишите: «Потрясающая вечеринка!» Зачем заставлять получателей ждать? Пусть улыбнутся, еще не успев прочитать письмо.

Когда я отправила рукопись этой книги редактору, ее ответное письмо пришло с темой «Прелесть!». Увы, оказалось, что она прочла только оглавление. Но тема письма Джудит привела меня в такой восторг, что я пользовалась этой темой при дальнейшей переписке еще несколько месяцев — несмотря на то, что получила множество замечаний по тексту!

А если тема письма уже указана?

Если речь идет о продолжающемся обмене письмами, не меняйте тему. Но если это уместно, сделайте приятное дополнение к ней в скобках. Допустим, ваша команда работает над проектом для компании Patton и все электронные письма, посвященные ему, имеют тему «Проект Patton». Проект завершен. Сохраните первоначальную тему и вызовите у своих коллег улыбку припиской: «Re: Проект Patton (Все прекрасно поработали!)».

Вам случалось смотреть повторные показы классики жанра — сериала «Сайнфелд»? Сцены с Крамером настолько забавны, что зрители начинают смеяться, стоит ему появиться в кадре, раньше чем он успеет произнести хоть слово. Сделайте так, чтобы ваши письма создавали тот же эффект. Проверьте папку «Отправленные», перечитайте темы старых писем. Какие из них вызовут у получателя улыбку еще до того, как он откроет письмо?

Маленькая хитрость № 73. Старайтесь выбрать тему, вызывающую улыбку

Начиная с сегодняшнего дня выбирайте только жизнеутверждающие темы для электронных писем. Если тема уже выбрана собеседником, время от времени украшайте ее приятными приписками в скобках. Отправив несколько писем с такими темами, вы приучите получателей радоваться вашим письмам.

Я часто слышу разговоры о том, что электронная почта — обезличенное средство коммуникации и что по нескольким словам на экране невозможно судить о человеке. Лично я придерживаюсь иного мнения. Естественно, гораздо больше о нас говорят голос, интонация, язык тела. Но даже напечатанные слова подают сигналы о вас, словно маяк.

Как придать электронным письмам уверенный тон

Вот три самых заурядных электронных письма:

Привет, Дженна, я рассчитывал, что в пятницу вечером ты свободна и сможешь поужинать со мной. Джеффри.

Привет, Келли, я думала, было бы неплохо позвонить сегодня днем клиенту. Аска.

Латонья, я хотел узнать, когда ты планируешь закончить коммерческое предложение. Коннор.

Вопрос: как определить, кто из авторов этих писем занимает более низкое положение, чем получатель его письма?

Ответ: Джеффри, Аска и Коннор воспользовались прошедшим временем, поэтому их вопросы звучат довольно робко. И кроме того, бессмысленно. Неужели Джеффри настолько стесняется пригласить Дженну на ужин, что делает вид, будто ему уже все равно?

Указывает ли прошедшее время, что решение позвонить клиенту, о котором думала Аска, уже нельзя назвать неплохим? Неужели Коннор больше ничего не хочет узнать о желаниях босса? Пользуясь в устной или письменной речи прошедшим временем, мы отчасти лишаем свою мысль или вопрос убедительности. В них проскальзывает неуверенность.

Вы «рассчитывали»? Нет! Напишите: «Надеюсь, ты пойдешь...»

Вы «думали, что было бы неплохо»? Нет! Напишите: «Думаю, было бы неплохо...»

Вы «хотели узнать»? Нет! Напишите: «Я хочу узнать...»

Маленькая хитрость № 74. Долой глаголы в прошедшем времени

Не прибегайте к «неуверенному» прошедшему времени, используйте «уверенное» настоящее. Разве мама скажет неряшливому ребенку: «Я хотела, чтобы ты убрал у себя в комнате»? А потенциальный супруг — своей избраннице, опустившись на одно колено: «Я хотел, чтобы ты стала моей женой»? Откуда вообще взялись эти неуклюжие конструкции? Откажитесь от них раз и навсегда.

Краткое примечание для женщин: когда пишете мужчинам, пропускайте фразы, выражающие ваши чувства и эмоции, например:

Я в восторге от того, что...

Я так счастлива, что...

Мне стало так... (не важно, как).

Помните: у мужчин нет чувств и эмоций. По крайней мере, большинство скрывают их!

Перевернув страницу, вы найдете советы для тех, кто выражается чересчур уверенно, то есть самодовольно и эгоцентрично.

Как избежать чрезмерного эгоцентризма в переписке по электронной почте

Постоянные пациенты психиатрических лечебниц пользуются словом «я» в двенадцать раз чаще тех, кто там не бывает. Следовательно, чем реже вы употребляете это слово, тем более крепким кажется ваше душевное здоровье.

В разговоре полезно избегать слишком частого «яканья». Но если это местоимение прозвучит один-два раза — не беда, впечатление загладят другие слова. А в электронном письме большие черные «Я» на экране получателя будут бросаться в глаза. Некоторые люди так часто начинают предложения с упоминания о себе, что кажется, будто слева на письме отчеркнуто поле.

Минутку, Лейл. Всем свойственно говорить о себе: своих поступках, мыслях, чувствах, предложениях. Для того и существуют письма.

Вы правы. Вот, кстати, типичное письмо другу:

Привет, Рик, я отлично повеселился на твоей вечеринке вчера вечером в клубе и завязал множество интересных знакомств. Я надеюсь, вы с женой сможете поужинать с нами на следующей неделе. Я думаю, вам понравится, как готовит Саша.

Как видите, с «я» начинается каждое предложение. Они однообразны по конструкции, не говоря уже о том, что эгоцентричны, хотя автор явно обращается к другу. Так как же быть автору электронного письма? Если бы милая покойная мисс Пишичитай услышала следующий совет, она перевернулась бы в гробу. А если была бы еще жива — он свел бы ее в могилу. Но следовать этому совету несложно. Постарайтесь как можно чаще обходиться без «я». Попробуйте и посмотрите, что получится:

Привет, Рик, я отлично повеселился на твоей вечеринке вчера вечером в клубе и завязал множество интересных знакомств. Надеюсь, вы с женой сможете поужинать с нами на следующей неделе. Думаю, вам понравится, как готовит Саша.

Это письмо не отличается от предыдущего ничем, кроме отсутствия двух «я». Во всем тексте «я» встречается только один раз.

Маленькая хитрость № 75. В письмах пропускайте местоимение «я»

Перечитывайте свои неофициальные письма и вычеркивайте как можно больше «я». Письма станут менее эгоцентричными и, следовательно, более доброжелательными. Чтобы убедиться в этом, откройте любое электронное письмо, написанное недавно. Сотрите почти все «я», и, скорее всего, смысл письма не изменится, но такое письмо получателю понравится больше предыдущего.

А там, где обойтись без «я» никак нельзя, просто вставляйте перед ним имя получателя: «Рик, я отлично повеселился...»

Если не хотите останавливаться на этом, отредактируйте письмо — переставьте слова, чтобы начать как можно больше предложений с «ты» или «вы».

ПриветРик, ты вчера устроил в клубе классную вечеринку, она понравилась всем. Ты пригласил множество интересных людей. Вы с женой обязательно должны прийти к нам на ужин на следующей неделе. Вам понравится, как готовит Саша.

Деловая переписка по электронной почте

Местоимения «ты» и «вы», заменяющие «я», придают более дружеский характер даже деловому общению. Прочитайте и решите, какой отрывок вам больше нравится:

Уважаемый мистер Джонс, мы получили ваш заказ на две штуковины вчера. Я напишу вам, как только они придут; мы отправим их вам на следующий день.

Это среднестатистический пример, обычно пишут именно такие письма. А вот как можно написать то же письмо с помощью маленькой хитрости № 75:

Уважаемый мистер Джонс, Вы отправили нам заказ на две штуковины, который пришел вчера. Вы будете извещены письмом, как только они придут. Вам доставят их на следующий день.

Перечитайте свои старые электронные письма и обратите внимание на фразы, которые вы могли бы перестроить, чтобы они начинались с «ты» или «вы». Затем представьте себе, что вы не отправитель, а получатель письма. Теперь вы видите разницу?

Привыкнув получать от вас письма, повышающие его значимость, клиент исполнится преданности к вам.

С той самой минуты, когда врач переворачивает новорожденных вверх ножками и шлепает, все люди видят, как мир вращается вокруг них. На протяжении всей жизни собственное имя или слово «ты» («вы») действует на них так же, как приятное похлопывание. Далее рассказывается о том, как использовать его еще более эффективно.

Как сделать электронные письма еще более личными

Перед каждым полетом пилоты проверяют, сколько в баках топлива и свободно ли двигаются закрылки. Так и вам перед отправкой каждого электронного письма в киберпространство следует проверить, все ли с ним в порядке.

Почти все цивилизованные люди считают своим долгом в первом же предложении упомянуть о чем-либо касающемся получателя: «Надеюсь, вы приятно провели выходные». Или поздравить его с прошедшими, настоящими и наступающими праздниками. Оригинальности в таких зачинах не больше, чем в белой стене. Благодаря чудесам Всемирной паутины мы имеем возможность подчеркнуть актуальность своих посланий. Допустим, вы пишете тому, кто живет в другом штате или стране. Узнайте, какая там погода.

Сильная метель? «Привет, Бренда, как ты пережила метель?»

Лесной пожар? «Натали, надеюсь, тот ужасный пожар до вас не добрался».

Аномальная жара? «Привет, дорогая, вы там еще не плавитесь?»

Получатели ни за что не догадаются, что всю работу за вас выполнил сайт weather.com. Добавьте его в «Избранное».

Что там у них происходит?

Повесьте на стену карту мира. А затем метните в нее дротик, как в мишень для дартса. Куда бы ни попал дротик, пусть даже в самый крошечный городок, там обязательно что-нибудь да происходит. Даже в «Новостях Накраюсветска» вы ни за что не увидите заголовок «Сегодня никаких новостей нет».

Приезд знаменитости? Доморощенный гений занял третье место в областном конкурсе на знание орфографии? Состоялась пышная церемония открытия нового здания музея пивных крышек XX века?

Ваш читатель даже не заподозрит очевидное, что все факты вам обеспечил поиск в Интернете. А вам понадобится лишь несколько секунд, чтобы собрать всю необходимую информацию.

Границы поиска можно сузить

Получателю вашего письма незачем жить в другом городе, чтобы вы могли воспользоваться этой маленькой хитростью. Поисковая система методично прочешет всю Сеть, и от какого-нибудь чокнутого брокера вы узнаете всю подноготную о любом районе.

Маленькая хитрость № 76. Перед отправкой письма ознакомьтесь с новостями и прогнозом погоды

Вам понадобится всего несколько секунд, чтобы укрепить или перевести на новый уровень отношения с получателем письма. Отправьте через поисковую систему запрос в киберпространство, как сенбернара — к горному перевалу, и не успеете опомниться, как он вернется с грузом, который принесет гораздо больше пользы, чем бочонок с коньяком. Это небольшие, но высокодоходные инвестиции времени.

Однажды я получила электронное письмо от коллеги из спального района, который писал: «Надеюсь, тебя не зашибло кирпичами». Он имел в виду здание, только что обрушившееся в той части Манхэттена, где я живу. В наших краях это нередкое явление, не заслуживающее внимания. Разве что обрушился твой или соседний дом.

Осведомленность и сочувствие коллеги поразили меня.

А если новостей, достойных упоминания, не нашлось?

Еще не все потеряно. Проведите поиск в архиве почтовой программы за несколько месяцев, и найдете что-нибудь, достойное упоминания.

Зак, ты так и не рассказал мне, как вы в прошлом году съездили в Диснейленд. Детям понравилось?

Нора, как поживает твоя младшая племянница? Часто с ней видишься?

Кейли, так ты узнала, кто этот таинственный поклонник, приславший тебе окаменевший леденец? Что сказал твой стоматолог?

Маленькая хитрость № 77. Дополняйте письма воспоминаниями

Покопайтесь в почтовом архиве, чтобы освежить в памяти предыдущие письма того же человека. Найдите уже преданные забвению (всеми, кроме получателя вашего письма) факты из его жизни и напомните о них. Ваш получатель удивится: «Ого, значит, я для нее не просто знакомый. Подумать только, как хорошо она помнит все, что со мной связано!»


Станьте археологом

Ничего не нашли? Не отчаивайтесь. Поищите другие зацепки. Посмотрите, в какое время было отправлено предыдущее письмо того же человека, и если время нетипичное, упомяните об этом. Вам отправили деловое письмо в семь утра или в семь вечера из офиса? Сделайте приписку к своему: «Иди домой, Кристофер. Ты совсем заработался!»

Письмо отправлено задолго до рассвета? Шутливо упрекните автора: «Опять ты всю ночь жжешь свет, Мэдисон. Не мешало бы освежиться сном». (Само собой, это не значит, что вид у нее несвежий.)

Обратите внимание даже на инициалы. Моя подруга Элеонора подписывает свои послания милым «цэ», что значит «целую, Элеонора». А друг Боб Саммерс подписывается одними инициалами. Но комментировать его BS я не рискую.

Для самых упрямых

А если погода ничем не примечательна, новостей нет, старых писем тоже, время отправления предыдущего письма — стандартное? Если вы любой ценой хотите придать письму личный характер, вот средство на крайний случай. (Понимаю, признать его эффективным можно лишь с натяжкой, но...) Есть ли у письма цветной фон? Каким шрифтом оно напечатано? Может быть, нетипичным Batang Sans Serif или Mongolian Baiti Condensed? Похвалите его, если сумеете прочитать письмо, набранное таким шрифтом.

Личные фотографии, шутки и анекдоты: правила рассылки

Наверняка вы не раз слышали пафосные заявления: «Я?! О, нет. Я никогда не смотрю телевизор». В такие минуты тянет побиться об заклад, что ваш собеседник, едва дождавшись, когда останется один, запирает дверь, закрывает жалюзи и с упоением смотрит «Молодых и дерзких» или «Малышек в бикини».

Так и с работой. Кто из нас, получив анекдот или забавную ссылку по почте, не озирался нервно по сторонам, не убеждался, что за ним никто не следит, и не поддавался искушению?

Конечно, все мы время от времени обмениваемся шутками, но тем, кто рассылает их, следует быть начеку. Немало сообразительных и серьезных получателей обращают внимание прежде всего на время, когда было отправлено письмо. И если оно относится к периоду с девяти до пяти часов с понедельника по пятницу, отношение к отправителю шутки меняется в худшую сторону.

Если ваше письмо не имеет никакого отношения к делу, задержите его в ящике и нажмите кнопку «отправить» незадолго до 18:00. То же самое касается не только шуток, но и сентиментальных историй, призывов к спасению бельков, предостережений о полипах в носу, снимков вашего малыша или вашей свадьбы.

Если ваша шутка или даже личное сообщение придет в рабочие часы, получателю станет ясно, что вы грабите своего босса. Всякий, кто бездельничает за счет компании, да еще и гордится этим, неизбежно теряет часть уважения окружающих.

Маленькая хитрость № 78. Никаких шуток с девяти до пяти

Зачем кому-то знать, что вы отлыниваете от работы? Если в рабочие часы вы получили письмо с забавной ссылкой, удержитесь от соблазна сразу же переслать ее друзьям. Представьте, что вы их начальник. Вообразите, что вы  находитесь по другую сторону «стеклянного потолка» и пренебрежительно смотрите на отправителя. Вот теперь вы мыслите как настоящий «хозяин жизни».


Не следует ранить чужое самолюбие

Несколько лет назад, когда эпидемия рассылки шуток и анекдотов только зарождалась, в субботу вечером у меня состоялось свидание с отличным парнем по имени Палмер. Представьте себе, как я разволновалась, когда в понедельник утром, придя на работу, обнаружила в электронном почтовом ящике письмо от него. Я торопливо открыла письмо. Но вместо признаний, какие приятные воспоминания у него оставила наша встреча и как я была неотразима, я обнаружила внутри анекдот. Мое имя терялось в длинном списке других получателей. Я была уничтожена. Если бы Палмеру пришло в голову придать письму личный характер всего-навсего одной фразой — «Лейл, я решил, что это тебе понравится», — я согласилась бы встретиться с ним во второй раз.

А еще лучше, если бы он добавил: «Лейл, иногда я рассылаю шутки, которые кажутся мне смешными. Надеюсь, ты не против, если я добавлю твое имя в список для рассылки».

Маленькая хитрость № 79. Прежде чем добавить чье-либо имя в список для рассылки анекдотов, спросите разрешения

Если вы изредка рассылаете письма по списку, в котором больше четырех адресатов, отправляя такое письмо кому-нибудь в первый раз, придайте ему личный характер. В противном случае получатель может решить, что вы даже не помните его имени, и в свою очередь постарается забыть ваше.

Еще лучше будет, если вы спросите, согласен ли он получать такие письма. Что бы он ни ответил, его самооценка повысится и он с нетерпением будет ждать первого известия от вас.

Как написать электронное письмо и не опозориться

Когда археологи вскроют «капсулу времени», заложенную в 50-е годы XX века, они обнаружат внутри настольный музыкальный автомат, бутылку сельтерской воды, клоуна Кларабелль из «Шоу Хауди-Дуди», кодаковский фотоаппарат модели Brownie, десятидюймовый черно-белый телевизор и несколько пластинок-«сорокапяток». Но если среди них никому еще не исполнится тридцати, один из предметов, найденных в герметичной капсуле, поставит их в тупик.

Что это?

Подсказка: это лист бумаги шириной около 21 см, длиной 27,5 см, черный, с одной стороны тусклый, с другой — блестящий. Если дотронуться до него, на пальцах останутся черные следы. Читатели в возрасте до 25 лет, вы все еще озадачены?

Ответ

Ваши предки называли этот предмет «копировальной бумагой», или «копиркой». Ее вставляли в пишущую машинку между листами обычной бумаги тусклой стороной к себе, после чего печатали на верхнем листе. Вуаля! На нижнем листе получилась копия всего напечатанного на верхнем. В заключение обычно мыли руки, испачканные о копирку. (Всем, кто родился в новом тысячелетии: что такое «пишущая машинка», вы узнаете из любимой онлайн-энциклопедии.)

Копировальное дело в XXI веке

Несмотря на то что технологии развиваются быстрее, чем работает скоростной микропроцессор, в наши дни мы по-прежнему вносим имена получателей, которые будут уведомлены о других адресатах, в поле «Копия» (обычная копия), а имена получателей, которые не будут уведомлены о других адресатах, — в поле «СК» (скрытая копия).

В этом и заключается проблема. Получатели посланий редко интересуются тем, кто еще получил копию письма. В результате возникают многочисленные неловкие ситуации. Самая распространенная из них, когда отправитель чувствует себя полным болваном, радостно извещая всех и каждого о том, что им уже известно благодаря обычной копии.

Если вы отправляете кому-либо копию письма, введите слово «Копия:» после подписи, а затем — список имен остальных получателей. Это выглядит особенно эффектно, поскольку вы прилагаете лишние усилия, чтобы ваш получатель знал, кто еще прочтет то же письмо.

Как избежать увольнения по вине компьютера

Следить необходимо не только за списками получателей письма: прежде чем отправить кому-нибудь копию письма, проверьте цепочку (сообщений). А теперь я расскажу короткую, но грустную историю, в которой изменены только имена. В одной из компаний, где я работала, мы с Кэрол подчинялись одной начальнице, Даниэле, которую Кэрол терпеть не могла.

Однажды в понедельник Кэрол прислала мне пародию на стихотворение, которое Роберт Браунинг посвятил своей возлюбленной Элизабет Баррет: «Как я люблю тебя? Люблю без меры». Кэрол писала: «Как я презираю тебя, Даниэла? Презираю без меры». А затем следовал подробный список причин ее неприязни к нашей начальнице.

На той неделе мы с Кэрол продолжали обмениваться электронными письмами по различным рабочим вопросам. И конечно же, где-то в самом конце наших посланий туда-сюда болталась пародия.

В пятницу Кэрол понадобилось отправить Даниэле копию переписки по проекту, над которым мы работали. Прочитав ее письмо (копия которого ушла к Даниэле), я просмотрела всю ветку наших сообщений и поняла, что Кэрол забыла стереть все, что думала о начальнице — которая, вероятно, как раз в эту минуту читала крик ее души.

В следующий понедельник отсутствие Кэрол сразу бросилось нам в глаза. Как и во вторник, и во все последующие дни.

Маленькая хитрость № 80. Проверяйте «цепочку сообщений» перед отправкой копий электронных писем

Посылая письмо, проверьте весь содержащийся в нем текст, в том числе текст предыдущих сообщений. Сотрите все, что вы не стали бы публиковать на доске объявлений компании или сообщества. Если ваше сообщение попадет к человеку, для которого оно не предназначено, он может решить, что нынешняя работа не предназначена для вас.

Если провести тихую ночь в Силиконовой долине и прислушаться, можно уловить смешки программистов, разносящиеся над дюнами. Они уже выслушали тысячи историй о любви и работе, потерянных по вине «компьютерных ошибок», как называют их пользователи.

Рассылая письмо с копиями, введите ниже подписи «Копия:» список всех, кто получит это письмо. Это более профессиональный и открытый способ, он избавит получателей от неловких ситуаций. И к тому же письмо будет выглядеть гораздо внушительнее.

Рассылать ли скрытые копии

Маститые профессионалы с пренебрежением отзываются об отправке скрытых копий электронных писем. По их мнению, некрасиво, если получатель не знает, кому еще было отправлено такое же письмо. Именно поэтому ни в одной солидной книге по навыкам коммуникации не рекомендуется пользоваться полем «СК» (скрытая копия). Я тоже не буду нарушать традицию.

Но иногда просто необходимо сообщить кому-нибудь нечто такое, что он будет считать только своим достоянием...

Еще вопросы есть?

Отказ от ответственности

Если вы отправите кому-нибудь скрытую копию и понесете какие-либо потери, убытки или расходы, связанные с этим действием, в любой форме и на любом носителе, уже известные или обнаружившиеся в дальнейшем, в случае предъявления претензий Лейл Лаундес ее наследники, душеприказчики, администраторы и преемники не несут никакой ответственности за ее разрешение отправлять скрытые копии электронных писем.

А теперь перейдем к одной из главных проблем, встающих перед сообразительными авторами электронных писем XXI века.

Как подписывать электронные письма в новом тысячелетии

Официальной датой рождения электронной почты считается октябрь 1971 года. Представляете себе? Столько лет прошло после появления этого универсального средства коммуникации, а мы до сих пор мучаемся, не зная, как правильно подписывать сообщения! «Всего хорошего»? «Искренне Ваш»? «С наилучшими пожеланиями»? «Благодарю»? Подписать своим именем? Инициалами? Никак? Те, кто родился раньше Windows, в полной растерянности. Озадачены даже те, кто помнит дискеты.

Когда представители очередного поколения начнут расспрашивать бабушку: «Бабуля, а что такое “письма в конверте”?» — она объяснит, что это такие же письма, как электронные, только написанные от руки или на пишущей машинке. А когда внуки услышат, что каждое письмо приходилось подписывать: «Искренне Ваш», «С уважением», «С признательностью» и так далее, то изумленно уставятся на нее.

До отправителей не сразу дошло, что с такими концовками электронные письма слишком похожи на архаичные машинописные. Многие пытались сокращать их до единственного слова («Искренне» от «Искренне Ваш»). А теперь мы пытаемся избавиться даже от этого огрызка, чтобы общаться без лишних формальностей. Кое-кто удивится: «А почему бы просто не подписываться своим именем?» И большинство ответит: «Это выглядит невежливо».

Консультация с психоаналитиком из киберпространства

Желая получить ответ на животрепещущий вопрос «Как же все-таки подписывать электронные письма?», землянам надлежит призвать на помощь Великого Небесного Айтишника. Это киберпсихиатр, умеющий отвечать на запутанные психологические и этические вопросы, возникшие вместе с новыми технологиями.

Все собравшиеся стоят, запрокинув головы, и ждут прибытия космического корабля Киберпсихоаналитика. Едва он показался, его встречает крещендо голосов: «Как правильно подписывать сообщения?»

Как и все психиатры и психоаналитики, он отвечает вопросом на вопрос:

— А зачем вообще как-то заканчивать сообщение?

— Чтобы выразить уважение к адресату, — отвечает кто-то. — И чтобы придать сообщению более дружелюбный оттенок.

— Да, — кивает Киберпсихоаналитик и поднимает палец вверх. — А какое слово считается самым приятным в любом языке?

— Имя адресата? — предполагают собравшиеся.

Он поглаживает бородку клинышком и кивает.

— Да, вот им, мои маленькие земляне, и надлежит подписывать электронные письма.

Какой-то смельчак кричит из толпы:

— Но какое отношение имена адресатов имеют к моей подписи?

Киберпсихоаналитик снова отвечает вопросом:

— Подпись для того и существует, чтобы выразить уважение и придать сообщению дружелюбный характер, верно?

Вся толпа согласно кивает.

— Значит, просто закончите письмо дружеским предложением, в которое входит имя получателя. А еще лучше — сделайте так, чтобы имя получателя оказалось последним словом письма. Ему станет «тепло и уютно» — кажется, так принято у вас говорить. В этом случае ваше имя вообще не понадобится.

— Во всех сообщениях, кроме самых официальных, — продолжает он, — можете указать свои инициалы, чтобы обозначить конец письма. А если вы особенно привязаны к своему личному имени, можете пользоваться им.

Благодарные слушатели восклицают:

— Да-да, спасибо!

Мудрый гуру возвращается на свой корабль. Глядя в небо, толпа машет Киберпсихоаналитику, который удаляется в глубины Вселенной, где теряются наши электронные письма.

Ваша подпись — их имена

Большинство отправителей начинают электронные письма с имени получателя: «Привет, Хэзер», «Привет, Хавьер», «Эй-дан» и так далее. Это вполне уместно, но все равно заканчивайте сообщения особым словом, которое так нравится получателям. Вот несколько вариантов подписи писем, в которых фигурируют имена:

Большое спасибо за помощь, Саманта.

С нетерпением жду разговора с ВамиНиколас.

Порен, было очень приятно поужинать с тобой.

Прекрасно, Эмма, вам удалось впечатлить клиента.

Как хорошо, что мы встретились, Майя.

После такого финала достаточно ваших инициалов или имени; можно обойтись вообще без них. Неожиданно увидев собственное имя в конце вашего письма, получатели почувствуют, что между вами возникли незримые узы.

К тому времени, как вы прочтете эту книгу, электронную почту вполне может вытеснить телепатия. Но возникнет другая проблема. Если мы научимся читать мысли друг друга, мужчины и женщины не смогут встречаться ради секса. И наш вид вымрет, и пользоваться электронной почтой будет уже некому.

Автор: бесплатно без регистрации
Ваше имя
Эл. Почта
Перейти к знакомству
Люди - знакомства онлайн.
Авторские права
Копирование статей с сайта возможно только при установке прямой html-ссылки на сайт Люди, открытой для индексирования! Копирование без соблюдения авторских прав, будет преследоваться по закону!
Знакомства. Люди. Онлайн.